Handbok för funktionärer

1. Villka roller finns i en styrelse?

1.1 Vad gör en ordförande?
1.2 Vad gör en ekonomiskt ansvarig?
1.3 Vad gör en serketerare?
1.4 Vad gör en ledarmot?
1.5 Vad gör en kontaktperson / kontaktgrupp?
1.6 Vad gör en kassör?

2. Övriga roller & grupper

2.1 Valberedning & valkomitee?
2.2 Vad gör en kurs/lägergrupp?

3. Att planera ett läger eller en kurs.

3.1 Hur planerar man ett läger eller en kurs?

---

1. Villka roller finns i en styrelse?

1.1 Vad gör en ordförande?
En ordförande är den person som är så att säga spindelen i nätet.
Ordförandes roll är att koordinera styrelsen med tanke på tid, ressurser, kunskap och kompetens.

Som ordförande så leder man möten och planerar och gör dagordnnigar, man bör hålla reda på vad som händer, både intressepolitiskt och inom föreningen.
Att ligga ett steg före i planeringen är av stor betydelse i denna roll.

Oftast blir man som ordförande ett ansikte utåt, dvs den som är ordförande blir ofta kontaktad av t ex media, studenter, företag etc.
Oftast ingår även arbetsledning i ordförandes roll om det finns någon anställd person i föreningen.

Positiva egenskaper är att man bör vara väldigt social, lyhörd gentemot sin styrelse och observant på vad som sker runt omkring föreningen i samhället och även vad som sker på annat håll i föreningen.

En bra ordförande bör också kunna vara ett stöd/en resurs för sina styrelsekamrater och se till att hålla kontakt med sina medarbetare både när det är possitivt och negativt.

En väldigt viktig egenskap är deligation av ansvar och uppgifter.
Tillbaka.

1.2 Vad gör en ekonomiskt ansvarig?
En person med ekonomiskt ansvar håller reda på ekonomin i föreningen.

Man rapporterar om den ekonomiska sittuationen på varje styrelsemöte via en ekonomisk rapport, det kan gälla hur det t ex ser ut efter en kurs, när räkningarna är betalda etc etc.

En ekonomiskt ansvarig ser också till att buddgeten följs och att inte ekonomin skenar iväg på fel håll.

Händer det nått speciellt inom området ekonomi skall han/hon slå larm direkt så att konsekvenserna blir så lindriga som möjligt.

Som ekonomiskt ansvarig bör man vara insatt i dagens kostnader för att kunna göra kalkyler etc.
Kunskap om ansökningstider för fonder, landstingsbidrag etc är också önskvärt.
Det kan också vara bra att ha kunskap om bokföring och om hur en revision går till och vad som kan bli problem där.
Tillbaka.

1.3 Vad gör en serketerare?
En sekreterare är den person som för anteckningar vid t ex styrelsemöten (protokoll) men även andra former av möten kan förekomma där dokumentation är nödvändig.

En sekreterare bör vara nogran, ordningsam och ha en fallenhet för att översätta tal till skrift.

Behärska skriftspråket väl och sortera ut viktiga fakta är också det önskvärda och bra egenskaper hos en sekreterare.
Tillbaka.

1.4 Vad gör en ledarmot?
En ledarmot är en eller flera personer som har många olika sysselsättningar i en styrelse.

Det kan gälla kontaktverksamhet, interna gruppsammansättningar, planeringsgrupper för att arbeta med planering och genomförandet av kurser och läger etc.

Oftast så utses t ex en vice ordförande och en vice ordförande bland ledarmoterna.

Här är blandade egenskaper önskvärda för att få en så bred och kompetent grupp som möjligt.
Tillbaka.

1.5 Vad gör en kontaktperson / kontaktgrupp?
En kontaktperson eller en kontaktgrupp ser till att hålla kontakten och att ta kontakt med nya och gammla medlemar.

Kontaktverksamheten sköts ofta via telefon t ex inför ett läger eller en kurs där man helt enkelt ringer och frågar om personen/medlemmen i fråga vill deltaga och vara med på en aktivitet.

Som kontaktansvarig bör man vara psykiskt förberedd på olika sittuationer och reaktioner både positiva och negativ samt ha lätt för att få positiva kontakter med andra människor.

Man bör också ha en förmåga att övertala andra men sammtidigt ha en lyhördhet inför andra människor.

Denna roll är den abbsolut viktigaste med tanke på föreningens framtid och överlevnad.

Utan nya medlemar = Inget Små-Blek.
Tillbaka.

1.6 Vad gör en kassör?
En kassör är den person som sköter bokföringen av föreningens ekonomi.
En kassör har den övergripande kontrollen på ekonomin och han/hon sköter också årsrapporteringen och sammanställningen av hela ekonomin.

Som kassör måste man kunna sköta bokföringen och kunna klargöra ekonomiska begrepp samt sköta redovisning gentemot styrelsen och revisorerna.

Man måste vara nogrann och ha sinne för siffror och mattematik.

En kassör kan väljas som adjungerad, dvs man väljer en person utanför styrelsen till kassör då det kan vara svårt att finna den kompetens som krävs av en kassör hos unga medlemar.

Ofta har en kassör också en bakgrund som ekonom och bör ha jobbat med redovisningar tidigare.
Tillbaka.

2. Övriga roller & grupper

2.1 Valberedning & valkomitee?
Valberedning.
Valberedningen väljs på årsmötet och får i uppdrag att sammla in namn och att sätta samman en styrelse till kommande årsmöte.
Valberedningen har här synpunkter på personer som ställer upp och en valberedning skall förorda personer dvs göra en lista över lämpliga personer till dom olika posterna som förekommer.

Valkomitee.
En valkomitee kan bestå ev flera personer vars uppgift enbart är att sammla in namn på dom som vill ställa upp och skicka ut listan men namnen innan årsmötet.
Valkomiteen förordar inte någon och får inte ha synpunkter på villka poster folk som ställer upp skall ha, dvs ett helt opartiskt insamlande av namn
Tillbaka.

2.2 Vad gör en kurs/lägergrupp?
En kurs/lägergrupp planerar och genomför en kurs eller ett läger med givna förutsättningar.

Dvs gruppen får en ekonomi att hålla sig inom och ett tema som kursen eller lägret skall ha.
Vanliga uppgifter är att plocka fram och boka lämpliga lokaler och övernattningsallternativ (vandrarhem och liknande) samt sätta ihop ett dagsprogram för varje dag (tidsplanering)

Man bokar också föreläsare och eventuellt någon form av transport till och från stället ifrån någon sammlingspunkt.
En kurs/lägergrupp har också ett nära sammarbete med styrelsen och oftast så brukar någon från styrelsen ingå i planeringsgruppen.
Tillbaka.

3. Att planera ett läger eller en kurs.

3.1 Hur planerar man ett läger eller en kurs?
Att planera inför ett läger eller an kurs kräver en del planering och eftertanke.
Här går vi igenom lite övergripande viktiga bitar.

Tid!!!
Var ute i så god tid som möjligt det är bättre att börja tidigare än försent. Det kanske är ett boende som skall bokas eller en poppulär föreläsare och då gäller det att man är ute i så god tid att man inte står utan föreläsare eller boende.
Har man otur så får man ställa in aktiviteten och det är verken bra eller trevligt, har man otir så förlorar man medlemmar.

Planeringen!
Ju mer man planerar ju mindre risk är det att nått går fel, gör gärna en backup på tänkbara fel t ex uteblivna föreläsare etc, så ni inte står där bara utan en enda reservplan.

Börja med inehåll och tema, vad skall kursen handla om? Villket tema skall lägret ha?
Ring och begär kostnadsförslag och besluta om dessa på ett tidigt stadium.

Vem skall göra vad?
Skriv upp vem som skall göra och villka som skall ingå i planeringsgruppen, vad och till när skall det vara gjort. Detta gör man lämpligen tillsamans i den utsedda kurs/lägrergruppen.

Styrelsen måste se till att kursgruppen har budgeten klar för sig och styrelsen bör också dela ut ansvar till gruppen, både ekonomiskt ansvar och ett beslutande ansvar.

Om man skall planera en kurs eller ett läger efter fastställd verksamhetsplan så se till att kursgruppen har tillgång till denna och se också till att budgeten som fastställdes på årsmötet också följer med.

Komunicera!
Komunicera med varandra i gruppen och melllan gruppen med styrelsen så att enentuella problem kan lösas innan det är försent (tid igen)

Man kan säga att tid & planering är A-O för ett lyckat läger eller en kurs.
Tillbaka.